La destrucción de documentos confidenciales es una parte integral del proceso de archivo. Además, este último paso debe realizarse según unas reglas muy específicas. La no destrucción o la mala destrucción de documentos comerciales confidenciales tiene graves consecuencias.
Veamos la importancia de realizar este paso correctamente, cómo hacerlo en la práctica, los riesgos, la ley que regula esta práctica y el interés de solicitar un proveedor de servicios para ello.
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La importancia de destruir documentos confidenciales en los negocios
Tanto el archivo físico como el electrónico implican en última instancia la destrucción de documentos, especialmente los confidenciales. Podemos pensar, por ejemplo, en expedientes de recursos humanos, extractos bancarios, contratos comerciales, etc. Cada día, cada empresa produce numerosos documentos considerados confidenciales que contienen datos sensibles.
Además, su destrucción una vez transcurrido el plazo legal de archivo representa un paso obligatorio en muchos aspectos.
Una mala gestión corre el riesgo de provocar fugas de información, amenazando la seguridad y la reputación de su empresa.
Un enfoque eficaz le permitirá protegerse de estos, pero también de posibles sanciones relacionadas con el incumplimiento de las normas (por ejemplo, GDPR).
Los competidores maliciosos también podrían utilizar esta información contra su empresa…
Por lo tanto, la destrucción de documentos confidenciales para una empresa es crucial tanto por razones económicas, legales y organizativas como por la imagen y la confianza que transmite a sus clientes, colaboradores u otros socios (por ejemplo, proveedores de servicios, proveedores).
El proceso de destrucción de documentos confidenciales en los negocios
Por tanto, si es importante llevar a cabo este paso, ¿cómo podemos hacerlo en la práctica? Hay varias soluciones disponibles para usted.
Si desea interiorizar esta actividad, el primer paso será reunir la documentación pertinente. ¡No olvides que muchos de ellos deben conservarse durante mucho tiempo! A continuación, los documentos se destruyen mediante una máquina diseñada para tal fin. ¡Una tarea que requiere mucho tiempo y que debe realizarse con rigor para evitar los múltiples riesgos de una mala destrucción!
Otro método: recurrir a un proveedor de servicios de archivo especializado.
Una vez recogidos los documentos, se envían a un sitio especializado. Un camión equipado con una trituradora adecuada realizará la destrucción incluso de un gran número de documentos archivados en formato papel. La información sensible contenida en los documentos resulta entonces completamente imposible de reconstruir. ¡Una situación que no se aplica si simplemente tiras o incluso quemas los documentos!
A continuación se le entregará un certificado que acredita la correcta destrucción de los documentos confidenciales de la empresa por parte del proveedor de servicios solicitado.
Una empresa de destrucción de documentos confidenciales para empresas gestionará este paso en su totalidad.
Las consecuencias de no destruir documentos confidenciales
LOS RIESGOS DE LAS FUGAS DE DATOS ESTRATÉGICOS
Quien dice documento confidencial dice datos sensibles. Estos pueden ser de carácter estratégico como un estudio de mercado, una futura oferta exclusiva, sellos legales, etc. ¡Tanta información que podría volverse contra su empresa!
La pérdida de un cliente, una licitación, una filtración de información sobre una nueva estrategia de marketing, etc. son sólo algunos ejemplos de los riesgos de no destruir documentos confidenciales de la empresa. Su empresa pierde entonces credibilidad pero también competitividad, ¡pudiendo sus competidores utilizar la información para ser más innovadores que usted!
Grandes pérdidas con importantes consecuencias económicas podrían llevar simplemente a la quiebra de su empresa.
SANCIONES PREVISTAS POR EL GDPR Y EL CÓDIGO PENAL
Además, la destrucción de documentos está sujeta a una normativa muy específica que estudiaremos a continuación. El incumplimiento de estas leyes da lugar a fuertes sanciones.
Como directivo de empresa, puedes ser condenado a hasta 5 años de prisión y una multa de 300.000 euros en caso de filtración de datos. Las sanciones varían según el tipo de información divulgada.
Cómo elegir el proveedor de destrucción de documentos adecuado
Ante la importancia de borrar todo rastro de datos confidenciales, conviene recurrir a un socio de confianza.
Además de gestionar tus archivos de la A a la Z, cuenta con la infraestructura y el equipo para realizar la adecuada destrucción de documentos comerciales confidenciales.
Esta empresa se encarga de la recogida, conservación y destrucción efectiva de los documentos, todo ello cumpliendo los plazos legales y las leyes antes mencionadas.
Por lo tanto, ya no tendrá que preocuparse por esta actividad y garantizar la no divulgación de datos sensibles y los riesgos que esto conlleva.
Varios criterios entran en juego a la hora de elegir su empresa de destrucción de documentos confidenciales: su experiencia, su cumplimiento, su nivel de seguridad, su reputación y su compromiso medioambiental al hacer correctamente la gestión de residuos. La proximidad geográfica también es muy importante por razones prácticas.
Además de la seguridad de confiar esta actividad a una empresa de servicios de almacenamiento de archivos, ahorrarás tiempo y energía valiosos para que puedas concentrarte en tus actividades. Se elimina el riesgo de olvidar o cometer un error (por ejemplo, destruir el documento equivocado que aún necesita), lo que protege enormemente a su empresa, contribuyendo así a su sostenibilidad y crecimiento. Se respeta plenamente la ley sobre la destrucción de documentos confidenciales.
Sus empleados y socios comerciales no están expuestos a ningún riesgo de fuga de datos de sus documentos. Por tanto, sus colaboraciones no corren el riesgo de verse obstaculizadas por este problema de graves consecuencias.