¿Cómo elegir un software de facturación?

Hacer una factura online es una tarea en la que es fácil perderse. A veces los pagos se retrasan, otras veces se olvidan. Y ni hablemos de los riesgos de fraude o estafas. Afortunadamente, existe una solución para evitar todos estos incidentes. De hecho, tienes la posibilidad de utilizar una herramienta contable que te ayudará a realizar gran parte de tu trabajo. Este es el software de facturación. Resulta muy útil, pero para disfrutar de sus prestaciones hay que elegir la adecuada. Sigue nuestros consejos para encontrar el que más te convenga.

Software de facturación: ¿qué es y para qué sirve?

Independientemente del tamaño de la empresa, la gestión del flujo de caja requiere alta precisión y amplios conocimientos contables. Se trata de una misión compleja y a menudo difícil. Para ayudar a los empresarios de todos los niveles, el software de facturación es la mejor respuesta al problema.

¿Qué tipo de herramienta es esta? De hecho, es un programa que tiene como objetivo facilitar la organización de tus facturas. Esto, proporcionando una solución totalmente automatizada. Realmente se encarga de cada paso de su proceso de facturación.

• Ganarás mucho al optar por utilizar este tipo de software. Entre sus beneficios se incluyen:
• recuperación automática de todos los datos;
• Varias funcionalidades en una sola herramienta;
• la realización de tareas y la creación de documentos de acuerdo con las normas vigentes;
• menor riesgo de error u olvido;
• Un ahorro considerable de tiempo.

Por lo tanto, el software de facturación es una herramienta esencial para garantizar el buen funcionamiento de su negocio. Además, existe una amplia variedad de modelos para adaptarse a las necesidades de cada emprendedor. Así que sólo tienes que encontrar el que mejor se adapte a tus expectativas.

Los criterios de selección para encontrar la herramienta perfecta

La lista de software de facturación disponible es muy larga. ¿Cómo saber cuál elegir? Para realizar tu elección debes basarte en criterios específicos. Te permitirán definir la herramienta que te ayudará a realizar tus tareas.

Tus necesidades comerciales

Cada empresa tiene requisitos específicos en cuanto a la facturación. Y la elección del software de facturación depende principalmente de estas necesidades y de las funciones que necesita. Algunas herramientas se especializan en tareas específicas como la gestión empresarial o la gestión de cotizaciones. Por otro lado, hay algunos que ofrecen servicios básicos. Depende de usted definir lo que realmente necesita y luego tomar la decisión.

Compatibilidad con sus otras herramientas

Es posible que ya tengas otras aplicaciones que te ayuden a administrar tu negocio. Así pues, antes de validar la compra de un software de facturación, comprueba primero si es compatible con el que tienes en tus manos. Esto hará que sean más fáciles de usar y facilitará el procesamiento de sus datos.

Sus diversas funcionalidades

Como ya sabes, las características de tu software de facturación son de suma importancia. Para que realmente te sea útil, debe ser capaz de realizar determinadas tareas, especialmente las más repetitivas. Los elementos más básicos que se deben comprender son:

• la creación de cotizaciones;
• Diseño de facturas con plantillas predefinidas;
• gestión de facturas;
• Gestión de información de clientes;
• procesamiento de tarjetas de crédito para simplificar la facturación;
• Declaración del IVA trimestral;
• un sistema de recuperación;
• gestión de divisas;
• seguimiento de las distintas operaciones;
• control del plan contable;

Una solución de pago en línea

Por supuesto, también puedes optar por un software que ofrezca la posibilidad de colocar una firma electrónica. Esta función es útil para evitar perder tiempo en preparar una cotización o validar un pedido.

El formato del software

Existen diferentes tipos de software dependiendo de su formato. Por ejemplo, encontrará herramientas en la nube. Sólo podrás usarlo si tienes conexión a Internet. Además, también hay programas que se pueden instalar y utilizar sin conexión. Para los emprendedores que a menudo están en movimiento, los profesionales han desarrollado aplicaciones móviles.

Ergonomía, intuitividad y personalización

Además del aspecto funcional, considere también la practicidad de su software. En primer lugar, debe poder ofrecerle un aspecto visual agradable, que le brinde una buena experiencia de usuario. También debe adaptarse a cualquier medio.

Además, su herramienta de facturación no debería ser demasiado difícil de manejar. Por supuesto, el software profesional tendrá algunas funciones complejas que pueden requerir capacitación. Pero su función no es complicar tu tarea.

Por último, comprueba también si existen posibilidades de personalizar la herramienta según tus preferencias.

El precio del software de facturación

Los precios del software pueden variar considerablemente. Elige el que se ajuste a tu presupuesto.

Sin embargo, tenga cuidado de no dejarse seducir por precios demasiado bajos. Las herramientas baratas pueden no ser la solución que usted necesita. En primer lugar, considere si la herramienta le ayudará a lograr las tareas para las que está diseñada. Es mejor invertir en una aplicación que resulte efectiva, en lugar de optar por algo gratuito y terminar con algo inutilizable.

La existencia de un buen servicio al cliente

Incluso aunque haya elegido un software fácil de usar, es posible que aún tenga algunas preguntas. Para responderle, su solución de facturación debe ofrecerle un servicio de atención al cliente al que pueda contactar en cualquier momento.

Seguridad y cumplimiento de la ley

Por último, utilizar un software de facturación que cumpla con las obligaciones legales es una prioridad. Los datos que usted maneja deben poder permanecer seguros, protegidos contra riesgos de piratería o pérdida. Esta condición es particularmente esencial para el software en línea. Para estar seguro, no dude en preguntar a su proveedor antes de comprar su aplicación.